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办公自动化系统建设简要介绍
2015年5月15日 上传人;浙商控股 点击率:2292

    为整合有效资源,规范工作流程,提高办事效率,加快信息化进程,集团公司拟开展办公自动化系统建设。为帮助广大员工加深了解,现将有关情况作简要介绍,供参考。

    办公自动化系统(英文全称是:Office Automation System ),简称为OA系统。它是通过网络、计算机、信息化提供给多人沟通、共享、协同一起办公的软件。OA系统可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。    

    一、OA系统建设总体要求

    我公司OA系统建设是搭建在省商业集团子系统之下,旨在有效利用集团服务器和平台资源,加快公司信息化进程,规范办公流程,共享信息资源,提高工作效率,实现异地办公和移动办公。

    二、OA系统建设应用价值

    1、加快信息流通,强化内部协调。员工能够通过OA系统,快捷地将文件、通知等传达到相关人员,无任何中间环节。下属各子(分)公司也可在第一时间将工作情况向上反映,加快信息沟通,有效解决部门之间的工作协同,实现高效运作。

    2、规范办公流程,提升工作效率。通过OA系统的建设,建立一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,进一步优化部门和我司办公管理,实现办公流程的规范、有序,提高工作效率,提升执行力。

    3整合有效资源,节约办公成本。通过OA系统将办公、人力资源、制度、文件流转等集中在一个平台上进行管理使用,可以节约我司的人力、物力和财力,通过系统进行沟通协调,使不同地域的人员集中在一起讨论办公,有效地节约了我司的有限资源,免去打印、分发、短信沟通、找人等诸多困扰,可以节约纸张、人力等办公成本。

    三、OA系统建设构建原则

    1、安全性。在计算机信息系统中,应用软件涉及到部门之间的公文传递等,因此对数据库管理和应用方面,有较高的稳定性要求和安全性要求,如信息的授权、保密、审批、监控等。

    2、稳定性。系统性能稳定,响应速度快,技术平台先进,对硬件和网络环境要求不高。并具有良好的兼容性,能够与既有财务系统或后期建设的业务系统能够有效地进行对接。

    3、易用性。系统设置和后续维护简单,对人员配备要求不高,确保我司不同计算机应用水平的人员均能对OA系统快速掌握与使用,操作方便、简单易懂。 

    4、经济性。基于省商业集团现有系统设备的先进性和实用性,充分认识到在此基础上开展OA系统建设拥有的良好性价比,积极接洽,尽快开展。

    四、OA系统建设主要模块设置

    OA系统集成了个人办公、企业管理、信息库、系统设定等十多项功能模块,具备流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等性能,非常适用于企业的日常办公。主要功能有:

    一是个人事务平台,即员工的日常工作平台,通过工作日志、日程安排、工作任务、计划总结、便签、个人文档、个人通讯录、电子邮件以及事务提醒的有机结合,实现数据互相转换,达到方便工作、提高工作效率的目的,具体包括待办事宜(收文处理、来文处理、会议通知、任务办理、日程安排、值班事宜等)、工作日志、日程安排、工作任务、计划总结、工作便签、电子通讯录、提醒管理、个人设置、委托授权、修改口令、在线用户、系统消息、手机短信消息、桌面消息、在线帮助、已办事宜、及时通讯等内容。

    二是企业管理,提供极具价值的企业管理功能模块,规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。主要包括:

    信息门户、信息发布、流程管理、表单管理、公文流转、文档管理、行政办公、办公资产管理、人力资源管理、老干部工作管理、党务工作管理、共青团工作管理、投资管理、资产管理、财务审批管理、知识管理、邮件系统等内容。

    三是数据中心。通过数据中心功能,可以采集各部门、子(分)公司的基本经营数据、基本财务数据、人事档案数据、资产管理数据,自动生成报表,供公司领导层决策参考。

    OA系统建设是一项全新的工作,在具体建设和运用过程中一定会碰到这样那样的问题,希望广大员工予以热情支持,积极参与并多提宝贵意见,使OA系统建设工作按期完成,顺利交付运行。

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